Beskrivning
Detta integritetsmeddelande förklarar i detalj vilka typer av personuppgifter vi kan samla in om dig när du interagerar med oss. Den förklarar också hur vi kommer att lagra och hantera dessa uppgifter, och hur vi kommer att hålla dina uppgifter säkra.
Syftet med detta meddelande är att informera dig om hur vi använder dina uppgifter och hålla dig fullt medveten om dina rättigheter.
Det kommer att vara nödvändigt, då och då, att uppdatera detta sekretessmeddelande. Genom att komma tillbaka till detta meddelande, när som helst, kommer du att se det uppdaterade integritetsmeddelandet.
Vem vi är och vad vi gör
Rundle & Co Ltd (Rundles) är en av de ledande leverantörerna av etiska tillsynstjänster till den offentliga och privata sektorn, vi är specialiserade på snabb indrivning av skulder inklusive kommunalskatt, företagspriser, vägtrafik och kommersiell hyra.
De rättsliga grunder som vi litar på för att samla in, lagra och använda dina uppgifter
Juridisk skyldighet
Tillhandahålla inkassotjänster. Dina uppgifter används för att vi ska kunna ta kontakt med dig och för att tillåta Rundle & Co Ltd, på uppdrag av den lokala myndigheten, att överväga och fatta övervägda beslut när du löser ditt ärende. Detta inkluderar även att tillåta oss att fatta övervägda beslut när vi använder speciell kategoridata som vi har samlat in från dig, till exempel medicinsk information.
Berättigade intressen
Vi använder kroppsburna kameror för att skydda både våra agenter och kunder. Rundle & Co är personuppgiftsansvarig för uppgifterna och behandlar dem på grundval av Legitima intresse. Kamerafilmerna krypteras och lagras på en säker server, som endast kan ses när ett klagomål görs av gäldenären eller agenten av högsta ledningen.
När samlar vi in dina personuppgifter?
- När vi tar kontakt med dig från vårt kontaktcenter
- När du tar kontakt med vårt kontaktcenter
- Genom all skriftlig korrespondens som du skickar till oss antingen via e-post eller via vanlig post eller via bud
- När någon av våra kronofogdeombud besöker dig eller tar kontakt med dig
- När du tar kontakt med någon av våra kronofogdesombud
- Via vår webbplats med hjälp av kontaktalternativen
- Genom en tredje part som agerar för din räkning
Vilken typ av data samlar vi in?
Vi samlar in följande typer av information för att hjälpa oss med indrivning av skulder och beslutsfattande:
- namn
- Adresser
- E-postadresser
- Telefonnummer (fast telefon och/eller mobiltelefon)
- Födelsedatum
- nationellt försäkringsnummer
- Yrkesuppgifter
- Inkomstinformation (inklusive information om förmåner)
- Särskilda typer av data – Medicinska detaljer och/eller sårbarhetsdetaljer
- Vehicle Identification Numbers (VIN) eller registreringsmärke
- Din bild kan spelas in på kroppsburna kameror om den besöks av en av våra tillsynsmyndigheter, detta kan samla in personligt identifierbar data under bildtagningsprocessen. (Observera att kamerateknik inte används på något sätt i processen för indrivning av skuld. De används som en skyddsåtgärd).
Hur och varför vi använder dina personuppgifter
Vi vill göra hela upplevelsen så enkel som möjligt för dig, lika mycket som oss, i indrivningen av eventuella skulder som har överlämnats till oss för indrivning från dig.
- Vi använder all data, insamlad från dig eller någon som vidarebefordras till oss från borgenären (t.ex. lokala myndigheter), för att vi ska kunna ta kontakt med dig och för att vi ska kunna förstå dina omständigheter och fatta välgrundade beslut baserat på all information tillhandahålls och hålls. Vi grundar även dessa beslut på villkoren i avtalet med den lokala myndigheten.
- Vi använder din information för att bedöma frågor och klagomål.
- Vi använder speciella typer av data för att bedöma områden som sårbarhet och betalningsförmåga, vilket gör det möjligt för oss att säkerställa att vi kan hantera varje ärende unikt och rättvist.
- Vi använder dina uppgifter för att skydda vår verksamhet och ditt konto från bedrägerier och olagliga aktiviteter. När du till exempel ringer oss ställer vi alltid en rad frågor för att fastställa vem som ringer innan vi börjar prata detaljer.
- För att skydda både dig och våra tillsynsmän kan vi använda kroppsburen videoinspelningsutrustning. Vi använder dock inte denna videoinspelning som en del av vår inkassoprocess. Den är endast till för att skydda gäldenären och exekutionstjänstemannen. Denna videoinspelningsteknik kan samla in personligt identifierbar data under användningen av den.
- För att följa våra avtalsenliga eller juridiska förpliktelser kommer vi i vissa fall att dela dina personuppgifter med brottsbekämpande myndigheter.
Inom ramen för våra skyldigheter gentemot våra kunder och gällande lagstiftning kan du ha rätt att ändra eller begära att vissa typer av uppgifter tas bort. Du hittar mer information i avsnittet Vilka är mina rättigheter?
Hur vi skyddar dina personuppgifter
Vi förstår till fullo vår skyldighet att alltid hålla dina personuppgifter säkra. Vi är alltid noga med dina uppgifter och har investerat under många år för att säkerställa att vi gör det.
- Vi säkrar alla våra kontaktytor på vår webbplats med hjälp av "https"-säkerhet.
- Tillgång till dina personuppgifter skyddas alltid med ett lösenord och är säkrad med kryptering medan vi lagrar dina personuppgifter.
- Vi lagrar ingen data utanför Storbritannien.
- Vi övervakar regelbundet vårt system för möjliga sårbarheter och attacker, och vi genomför regelbundna penetrationstester för att identifiera sätt att ytterligare stärka säkerheten.
- Vår personal utbildas regelbundet i säker hantering av data.
Hur länge kommer vi att behålla dina uppgifter?
Närhelst vi samlar in eller behandlar dina personuppgifter kommer vi bara att behålla dem så länge som det är nödvändigt för ändamålet för vilket de samlades in.
I slutet av den lagringsperioden kommer din data antingen att raderas helt eller anonymiseras, till exempel genom aggregering med annan data så att den kan användas på ett icke identifierbart sätt för statistisk analys och affärsplanering.
Vem delar vi dina uppgifter med?
Vi delar inte data med tredje part andra än de som krävs för att hjälpa till att uppfylla kraven i ett kontrakt
Från tid till annan kan vi dela din personliga information med följande tredje parter för de syften som anges ovan.
- CDER Group, EDGE
- Våra klienter som har instruerat oss att utföra inkasso- och exekutionstjänster på dig
- Egen anställd kronofogdeombud för att hjälpa till med indrivning av skulden
- Kreditreferens- och spårningsbyråer inklusive Experian Ltd, TransUnion
- International UK Ltd och Equifax Ltd. Se länkarna nedan för deras sekretessmeddelanden:
https://www.experian.co.uk/legal/privacy-statement
- GB Group Plc, Data OD Ltd, UK Search Ltd, Data8 Ltd för spårning, adressrensning och telefonbifogning
- Cardstream Ltd agerar som kredit- och betalkortsprocessor
- Ecospend Technologies Ltd för behandling av Open Banking-betalningar
- Adare SEC Ltd för tillhandahållande av korrespondens och posttjänster
- Global Payments och Ingenico för bearbetning av PDQ-betalningar
- Companies House
- Google för geokodning av adresser
- Esendex för att skicka SMS' för att komma i kontakt med dig, för att påminna dig om betalningar som förfaller och för att tillhandahålla kvitton på gjorda betalningar
- WhatsApp för företag som kommunikationskanal
- Halo för inspelningen av BWC-filmer för din och våra tillsynsmyndigheters säkerhet
- IE Hub, en plattform för att lämna in en bedömning av din ekonomiska situation
- DVLA
- Polisen och domstolarna
- Återställnings- och flyttfirmor för fordon
- Auktionshus
- Juridiska rådgivare
- Andra parter som är bosatta eller på annat sätt finns på din adress när det närvaras av kronofogde
- Andra tredje parter som du har gett oss tillstånd att diskutera dina personliga omständigheter med
- Försäkringsbolag, i händelse av en relevant försäkringsskada
- Money And Pensions Service (MAPS) med ditt samtycke
- Forskningsföretag som har utsetts att se personlig information (särskilt BWV-filmer) för att genomföra forskning och producera anonymiserade rapporter för ECB (ett oberoende tillsynsorgan för tillsynsbranschen, som Rundles är verksamt i).
- Eventuella tredje parter i händelse av en försäljning, sammanslagning, omorganisation, överlåtelse eller upplösning av vår verksamhet.
- Om du vill ha ytterligare information om utlämnandet av din personliga information, vänligen se kontakta oss nedan för våra kontaktuppgifter
Om personuppgifter skickas till någon av dessa organisationer, om vi slutar använda deras tjänster, kommer någon av dina uppgifter som innehas av dem antingen att raderas eller göras anonyma.
Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till polisen eller andra verkställande, tillsynsmyndigheter eller statliga organ, i ditt ursprungsland eller någon annanstans, på en giltig begäran om att göra det. Dessa förfrågningar bedöms från fall till fall och tar hänsyn till våra kunders integritet.
Platser för behandling av dina personuppgifter
Vi behandlar inte några av dina personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). All data behandlas inom Storbritannien.
Vilka är dina rättigheter när det gäller dina personuppgifter?
Du har rätt att begära:
- Att bli informerad om att vi behandlar dina personuppgifter och vad de används till, enligt ovan.
- Tillgång till de personuppgifter vi har om dig, kostnadsfritt i de flesta fall.
- Rättelse av dina personuppgifter när de är felaktiga, inaktuella eller ofullständiga.
- Rätten att invända mot att vi behandlar dina personuppgifter och har rätt att få dem raderade eller få behandlingen begränsad där vi använder grunden för berättigat intresse, dvs när vi spelar in med kroppsburna kameror.
- Eftersom vi behandlar data på grundval av juridisk skyldighet och legitimt intresse har du inte rätt till dataportabilitet
Du har rätt att när som helst begära en kopia av all information om dig som Rundle & Co Ltd innehar, och även att få den informationen korrigerad om den är felaktig. För att be om din information, vänligen kontakta:
Dataskyddsombudet, Rundle & Co Ltd, PO BOX 11 113 Market Harborough, Leicestershire, LE160JF eller e-post [e-postskyddad]
För att begära att din information uppdateras, ring 0800 081 6000 eller maila [e-postskyddad]
Om vi väljer att inte handla din begäran kommer vi att förklara skälen till vårt avslag.
Kontakta regulatorn
Om du känner att dina personuppgifter inte har hanterats korrekt eller om du inte är nöjd med våra svar på eventuella förfrågningar som du har lämnat till oss angående användningen av dina personuppgifter, har du rätt att lämna in ett klagomål till Informationskommissionärens Kontor.
Deras kontaktuppgifter är följande:
Telefon: 0303 123 1113
Uppkopplad: https://ico.org.uk/concerns